Podstawowym wymogiem każdej firmy organizującej kolonie i obozy jest posiadanie aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki (u Marszałka województwa odpowiedniego dla siedziby firmy). Drugim wymogiem jest wpis każdego turnusu kolonii do kuratorium (3 tygodnie przed imprezą). Oczywiście jest jeszcze wiele innych elementów, które można sprawdzić, ale te dwa są absolutnie podstawowe.
O czym mówi wpis u Marszałka? Jest to zapewnienie, że firma ma podstawy prawne do organizacji imprez turystycznych (w tym kolonii i obozów) oraz że ma wykupione obowiązkowe ubezpieczenie turystyczne na wypadek niewypłacalności.
O czym mówi wpis w kuratorium? Jest to zapewnienie, że instytucja ta przeanalizowała i zaakceptowała warunki i zasady kolonii lub obozu, turnusy, program, uprawnienia kadry, zakwaterowanie, zasady kąpieli kolonistów na plażach, bezpieczeństwo obiektu. Podczas trwania wypoczynku dzieci – kuratorium i Sanepid kontrolują poszczególne turnusy.